LIS - Lessico dell'Italiano Scritto

Disposizioni generali Art . 1 Negli Uffici di registratura e di archivio si provvede alla registrazione , alla spedizione ed alla conservazione degli atti . Art . 2 Hanno un Ufficio di registratura e d ’ archivio le Direzioni generali e le altre grandi ripartizioni che a queste corrispondono , le Ragionerie centrali , le Segreterie di gabinetto . Possono averlo gli Uffici che trattano del personale . I protocolli generali sono soppressi . Art . 3 Nessun altro Ufficio di registratura e d ’ archivio sarà istituito , tranne che temporaneamente per Commissioni straordinarie o per Uffici distaccati dall ’ Amministrazione principale . II . Ricevimento degli atti Art . 4 I dispacci , le lettere ed i pieghi indirizzati all ’ Amministrazione sono aperti da un ufficiale appositamente incaricato . Art . 5 Spetta a questo ufficiale da ricevuta alla Posta degli oggetti raccomandati od assicurati . Art . 6 I pieghi o pacchi che , per lo stato cattivo dei sigilli e degli involti , facessero temere danni o mancanze , saranno aperti in presenza di testimoni . Art . 7 Una cassetta vicino all ’ ingresso dei Ministeri accoglie i ricorsi portati dagli interessati : essa sarà vuotata ogni giorno a cura dell ’ ufficiale incaricato dell ’ apertura dei dispacci , che ne conserverà la chiave . Art . 8 Soltanto i ricorsi contenenti carte rare o preziose , delle quali fosse giusto di dar ricevuta , potranno essere consegnati all ’ ufficio suddetto , personalmente . Art . 9 All ’ incaricato dell ’ apertura dei dispacci saranno consegnati gli atti che gli ufficiali giudiziari dovessero intimare all ’ Amministrazione . Art . 10 I dispacci , le istanze , le lettere , i ricorsi sono bollati e trasmessi sollecitamente alla registratura . Col bollo si imprime la data dell ’ arrivo e si designa lo spazio della successiva registrazione . Art . 11 Le carte dichiarate o riconosciute urgenti e quelle intimate dagli ufficiali giudiziari , prima di passare alla registratura , sono presentate al capo dell ’ Amministrazione il quale ordinerà ciò che sia da fare . Art . 12 Altrettanto sarà praticato per quelle che i mittenti dichiarano riservate o per qualsiasi ragione debbano essere tenute con cautele particolari . Art . 13 I dispacci , le lettere , le istanze , che accompagnano monete , oggetti preziosi , carte di credito al portatore , sono da chi li riceve presentati all ’ economo o cassiere perché assuma la custodia dei valori , accusandone ricevuta in apposito registro e sui fogli di accompagnamento . III Classificazione degli Atti Art . 14 Gli atti arrivati sono ripartiti in tanti titoli d ’ archivio quante sono le materie principali dello stesso servizio amministrativo . I titoli vanno divisi in classi e queste possono essere suddivise in sottoclassi . Art . 15 Ad ogni titolo corrisponde un registro di protocollo ed una serie di atti in archivio . Art . 16 I titoli , le classi e le sottoclassi sono stabilite dal Titolario degli atti , che sarà approvato con decreto ministeriale e non sarà variato se non per assoluta necessità ( modello A ) Art . 17 Cogli atti che perdono valore nel decorso del tempo si costituiscono classi particolari , per eliminarle poi senza bisogno di nuovo esame e senza pericolo di errore . Art . 18 Ciascun titolo ha una classe di affari generali e di massima ; una di affari collettivi ; ed una di miscellanea . Apparterranno all ’ ultima quelli soltanto che non trovassero sede in alcun ’ altra . Art . 19 Gli atti pei quali non fosse costituita una classe , o la classificazione dei quali fosse dubbia , sono attribuiti ad un ufficio solo , onde evitare contrasti di competenza e provvedimenti contradditori . IV Registri di Protocollo Art . 20 Le pagine del protocollo ( modello B ) sono stampate , alte centimetri 45 , larghe 35 , numerate e contrassegnate , prima di essere scritte , da un bollo particolare , custodito da capo dell ’ amministrazione . Art . 21 I fogli del protocollo sono rilegati in volumi , sul dorso dei quali verrà fatta menzione del titolo , dell ’ anno , e dei numeri primo ed ultimo delle registrazioni . Art . 22 Le registrazioni si eseguiscono con carattere nitido , senza raschiature : i nomi delle persone e degli enti , che dànno causa all ’ affare , sono scritti con lettere più alte ed apparenti . Art . 23 Le registrazioni seguono il numero ordinale progressivo , che si rinnova ogni anno . I protocolli delle ragionerie potranno cominciare col 1° luglio e durare per tutto l ’ esercizio finanziario . Art . 24 Si registra l ’ atto principale - ( dispaccio , lettera , istanza , ricorso ) di ogni comunicazione . Si registrano i telegrammi quando contengono un ordine od una risoluzione , ed i rescritti coi quali si dichiara finito un affare colla formola : agli atti . V Registrazione degli Arrivi Art . 25 Gli atti , dopo il primo di ciascun affare , possono essere registrati o per data o per affare o per provenienza . Si può cioè prenderne nota sul registro di protocollo secondo l ’ ordine di arrivo ( modello B ) , ovvero notare di seguito quelli che concernono il medesimo affare , o che provengono dallo stesso ufficio ( modello C ) . Art . 26 Nei protocolli per data , ogni registrazione ha un numero diverso ; in quelli per affari o per uffici , ogni affare od ufficio ha un numero comune a tutti gli atti , e può avere un sottonumero per ciascuna registrazione . Art . 27 I protocolli per data , in cui ogni casella serve ad un atto , possono divenire protocolli per affari , attribuendo agli atti dello stesso affare più caselle vicine quante si presumono necessarie alle registrazioni successive , salvo il rinvio ad altre pagine , ogniqualvolta il numero delle caselle non corrispondesse al bisogno . Art . 28 I protocolli per affari saranno preferiti per gli atti del personale e per tutti quelli che traggono il nome dalla persona anziché dall ’ oggetto . Art . 29 Sopra ogni atto registrato , accanto alla data dell ’ arrivo già impressa , si indica il protocollo e si trascrive il numero della registrazione . Art . 30 Non si registrano in arrivo i giornali , i libri , i bollettini , i lavori periodici , le note delle somministrazioni , ed in generale ciò che spetta alla biblioteca , all ’ economato , alla cassa . Art . 31 Neppure si registrano le ricevute delle circolari e delle comunicazioni identiche fatte a più uffici contemporaneamente , bastando che l ’ arrivo sia notato sulla copertina del fascicolo che le contiene . Art . 32 Gli atti in contravvenzione alla legge sul bollo sono registrati , ma si restituiscono ai mittenti , o direttamente , o col mezzo dei sindaci dei comuni con una formula stampata indicante la irregolarità , sentito il capo dell ’ ufficio al quale l ’ affare si riferisce . Art . 33 Degli atti relativi a più affari si faranno tanti estratti quanti sono gli affari , e ciascun estratto sarà collocato nel fascicolo al quale spetta , con ricordo dell ’ altro in cui si conserva l ’ atto originale . VI Formazione dei fascicoli Art . 34 Gli atti registrati e classificati sono mandati subito all ’ archivio per la formazione del fascicolo . Chiamasi fascicolo la riunione ordinata per data o per numero degli atti ricevuti e spediti pel medesimo affare . Art . 35 Ogni fascicolo ha una coperta di carta forte , di colore diverso per le diverse classi , alta centimetri 36 , larga 28 ed ha un numero d ’ ordine che rende fissa la sua posizione in archivio . Art . 36 Il numero d ’ ordine dei fascicoli è dato dal repertorio , cioè dall ’ elenco dei fascicoli via via formati , per ogni classe , dal medesimo titolo di archivio ( modello D ) . Ogni fascicolo nuovo assume il numero seguente a quello dell ’ ultimo fascicolo indicato . Nei protocolli per affari il numero della prima registrazione è necessariamente il numero del fascicolo . Art . 37 Se l ’ atto è il primo di un affare , si formerà con esso un fascicolo nuovo : se ebbe precedenti si unirà al fascicolo che lo contiene . Art . 38 Sulla copertina del fascicolo , oltre alle indicazioni richieste dalla formola ( modello E ) , si noteranno gli atti che vi saranno inseriti , riferendo , di ciascuno , la data , l ’ ufficio e il numero di registrazione . Art . 39 Se il fascicolo fosser fuori d ’ archivio , sarà cura dell ’ archivista di cercarlo e di aggiungervi gli atti arrivati : se avesse data anteriore all ’ anno corrente , sarà portato fra quelli dell ’ anno , ricordandone il trasferimento sul repertorio e contro l ’ ultima registrazione in protocollo colle parole : " passato al N .... .... . dell ’ anno .... .... " . Art . 40 Negli affari che si dicono di personale , ogni persona ha un fascicolo che dura quanto la persona , e la segue negli eventuali passaggi suoi da una ad altra amministrazione . Art . 41 I fogli saranno collocati nei fascicoli in guisa che il più recente si vegga primo : saranno ripartiti in più fascicoli ogni qualvolta la quantità ne renda incomodo l ’ uso o nuoccia alla buona conservazione . Art . 42 Una o due volte al giorno , in ore stabilite , gli atti registrati , divisi nelle classi rispettive , sono trasmessi , coi loro fascicoli , i capi degli uffici . VII Trascrizione Art . 43 La carta per la scrittura degli atti sarà di buono impasto , bene incollata e tale da resistere al tempo e conservare nitidamente i caratteri . Sarà di filo quella per le leggi , pei decreti , pei mandati , pei dispacci di maggiore importanza . Art . 44 Quattro saranno le dimensioni dei fogli da scrivere : la prima per le lettere di gabinetto ( centimetri 12 x 20; la seconda pei dispacci ( minute o copie ) uguale alla carta bollata ( centimetri 21 x 31 ) ; la terza pei decreti ministeriali ( centimetri 24 x 34 ) ; la quarta pei decreti reali e per le leggi ( centimetri 25 x 38 ) . Art . 45 Le relazioni che accompagnano i decreti saranno scritte su carta di formato uguale a quello dei decreti medesimi . Sarà provveduto perché i registri , i rendiconti , le tabelle non eccedano le dimensioni rigorosamente necessarie . Art . 46 L ’ inchiostro da scrivere sarà nero , senza anilina , né materie corrosive , resistente alla luce ed alle sostanze scoloranti . Il polverino per asciugare lo scritto non conterrà particelle metalliche . Art . 47 Le minute degli atti saranno scritte sopra fogli interi intestati a stampa come gli originali ( modello F ) , saranno sottoscritte in calce da chi le minutò ed approvò , e , nella prima pagina , da chi le collazionò , copiò e spedì : recheranno in numero di registrazione dell ’ atto al quale esse servono di riscontro . Art . 48 Gli allegati che dovranno accompagnare ciascun provvedimento , saranno raccolti , sotto fascia , dai minutanti , dai quali essi saranno pure elencati in appendice alla minuta dell ’ atto principale , ogni qualvolta non siano descritti nel medesimo . Art . 49 I capi di servizio cureranno che in un atto non si tratti che di un affare solo e perché il sunto , scritto sul margine degli atti dai minutanti , sia tale , per concisione ed esattezza , da servire alla registrazione nel protocollo . Art . 50 Saranno su carta colorata le minute stampate degli atti di minor conto , onde renderne facile , quando ne sia tempo , l ’ eliminazione . Art . 51 La trascrizione deve riprodurre esattamente l ’ originale in carattere nitido , senza cancellature , omissioni , trasposizioni od aggiunte . Art . 52 E ’ vietato l ’ uso di preparazioni chimiche per correggere gli errori di scrittura . Colle macchine scriventi sarà trascritto solamente il carteggio . Art . 53 Le copie coi rispettivi originali sono inviati agli uffici per essere collazionate e presentate a chi le deve sottoscrivere . VIII . Spedizione Art . 54 Le carte da spedire sono collocate in uno scaffale a caselle , per avvicinare quelle che , avendo il medesimo indirizzo , sono da unire nello stesso piego . Art . 55 Gli speditori esaminano se le copie siano regolari quanto alle registrazioni , agli allegati , all ’ indirizzo ; appongono la medesima data alle minute ed alle copie che ne fossero mancanti , scrivono in calce alla minuta il nome di chi sottoscrisse la copia . Art . 56 Le minute cogli atti relativi sono , senza alcun ritardo , inviate ai protocollisti per la registrazione di partenza . Sulle minute sarà impressa la data della spedizione . Art . 57 Sui pieghi , oltre all ’ indirizzo , sarà scritto il numero di protocollo degli atti contenuti per le ricerche che occorressero e le dichiarazioni di ricevimento . Art . 58 Quando gli allegati si dovessero spedire separatamente perché voluminosi , sul pacco che li contiene sarà ripetuto il numero del dispaccio a cui devono stare uniti . Art . 59 Le lettere da distribuire in città sono notate coll ’ indirizzo e col numero sul libretto delle consegne tenuto dall ’ inserviente distributore , che non le consegnerà se la persona a cui sono dirette o altri per essa non ne accusi ricevuta . Art . 60 . Tutti i pieghi che partono dall ’ Ufficio , meno quelli notati sul libretto delle consegne , devono essere registrati sul giornale di spedizione ( modello G ) colla data , col numero e coll ’ indirizzo . Art . 61 La corrispondenza diretta per posta agli Uffici del Regno che godono franchigia sarà munita del contrassegno postale ; la rimanente sarà affrancata dagli Uffici di posta , che terranno , colle singole Amministrazioni , appositi conti correnti , ovvero sarà spedita a carico di chi vi ha interesse . Art . 62 I pieghi e pacchi che devono essere raccomandati o assicurati sono notati coll ’ indirizzo e col numero su due esemplari di identica tabella , uno per norma dell ’ Ufficio postale ed uno per la dichiarazione di ricevuta ( modello H ) . Art . 63 Il contrassegno per la franchigia postale è custodito dal capo degli speditori , il quale vigilerà perché non sia apposto a pieghi contenenti carte ed oggetti di interesse privato . Art . 64 Gli speditori debbono conoscere i regolamenti e gli orari postali , ferroviari , telegrafici e seguirne le variazioni . Un esemplare dei regolamenti , degli orari e delle rispettive variazioni sarà esposto continuamente nella sala della spedizione . Art . 65 I giornali di spedizione , le ricevute postali , i libretti delle consegne saranno conservati per due anni . IX . Registrazione delle partenze . Art . 66 Le carte che si spediscono sono registrate sui protocolli di rimpetto a quelle a cui esse servono di riscontro . Art . 67 I provvedimenti d ’ iniziativa dell ’ Amministrazione si registrano soltanto in partenza . Art . 68 Si registrano con numero solo e tutte in una volta le circolari e le disposizioni identiche comunicate contemporaneamente a più Uffici . Le circolari possono avere anche un numero proprio d ’ ordine . Art . 69 Il passaggio di un affare ad altra Direzione generale si eseguisce con lettera stampata registrata nel protocollo ; il passaggio ad altro Ufficio della medesima Direzione generale si ricorda con annotazione sul protocollo . Art . 70 Non si registrano in partenza i decreti , i mandati , i ruoli , le statistiche , ed in generale tutti i lavori che devono essere accompagnati da lettere , bastando la registrazione di queste . Art . 71 Ogni quindici giorni i protocollisti desumono dai loro registri l ’ elenco ( modello I ) delle carte spedite , alle quali non fu data risposta e di quelle ricevute ( modello L ) sulle quali non fu provveduto e lo presentano al capo dell ’ Amministrazione . Art . 72 Un registro a modo di scadenzario rammenterà gli atti che devono essere ripresentati . Il capo degli archivisti lo consulterà ogni mattina avanti qualunque lavoro , e disporrà l ’ invio agli Uffici dei fascicoli relativi . X . Indice delle Registrazioni . Art . 73 Ogni registro di protocollo avrà un indice di formato identico , diviso in due parti : la prima pei nomi delle persone ( modello M ) , la seconda pei nomi degli Uffici ed enti morali a cui le registrazioni si riferiscono ( Modello N ) . Art . 74 Le registrazioni sull ’ indice si faranno contemporaneamente a quelle sul protocollo . Art . 75 Nell ’ indice , l ’ oggetto sarà accennato brevemente sotto tutte le possibili denominazioni . Art . 76 Per gli affari del personale l ’ indice sarà indipendente dal registro di protocollo e basterà contenga il nome della persona col numero del fascicolo , il quale potrà perciò durare parecchi anni . Art . 77 I nomi che cominciano colle lettere H , J , K , Y , W , si noteranno due volte , cioè secondo l ’ ortografia straniera e la pronuncia nostrale . Quelli preceduti da particelle da , de , di , lo , la e simili saranno registrati come se si trattasse di una parola sola . Nei casi dubbi si registreranno tante volte quante sono le forme colle quali potrebbero essere pronunziati . Art . 78 I cognomi doppi o multipli si registreranno coi singoli componenti . Gli atti relativi a donne maritate o vedove saranno registrati col cognome del padre e del marito . XI . Archivi Art . 79 Ogni Ufficio di registratura avrà un archivio per gli affari che esigono ancora provvedimenti , e si chiamerà corrente . Ogni Ministero avrà un archivio per gli atti sui quali fu definitivamente provveduto e si chiamerà deposito . Art . 80 Nel gennaio di ciascun anno si levano dall ’ archivio corrente i fascicoli degli affari compiuti e si portano nell ’ archivio di deposito . Dagli archivi del personale si levano e trasportano soltanto i fascicoli relativi a persone morte o che più non appartengono all ’ Amministrazione . Art . 81 Dopo un decennio gli atti dell ’ archivio di deposito che più non occorrono ai bisogni ordinari dell ’ amministrazione passano all ’ archivio del Regno e sono eliminati . Art . 82 Quali siano gli atti da depositare o da eliminare sarà dichiarato , per iscritto , da una commissione nominata con decreto ministeriale e composta di due ufficiali superiori del Ministero al quale gli atti appartengono e del direttore dell ’ archivio del Regno . La commissione indicherà anche se le carte da eliminare debbano essere macerate , bruciate o cedute in libero uso . Nei casi dubbi deciderà il Consiglio per gli archivi . Art . 83 Si rilegheranno annualmente in volumi i decreti reali originali non compresi nella raccolta delle leggi , le circolari , i regolamenti e le istruzioni . Ciascun volume sarà accompagnato dall ’ indice degli atti contenuti . Art . 84 Se non esiste biblioteca , si conserveranno in archivio e si rilegheranno annualmente , la Gazzetta ufficiale , la Raccolta delle leggi e i Bollettini . Art . 85 Gli archivi , corrente , di deposito , e del Regno sono ordinati egualmente ; cioè la collocazione degli atti vi corrisponde alle classi nelle quali essi furono , sino dall ’ origine , ripartiti . Art . 86 Il titolario per la ripartizione degli atti stabilisce anche la posizione dei medesimi in archivio ed è la guida dell ’ archivista . Art . 87 Coi fascicoli degli atti passano agli archivi i registri di protocollo , le collezioni suddette e quelle altre che , per una ragione qualsiasi , fossero state formate . Art . 88 Gli archivi delle commissioni temporanee e degli uffici distaccati dei quali è cenno nell ’ art . 3 , saranno , al cessare dei medesimi , trasferiti nell ’ archivio di deposito . A tal uopo il capo della registratura promuoverà , occorrendo gli ordini necessari . Art . 89 Il carico dell ’ archivio è stabilito dal repertorio degli affari ; il quale accompagna perciò i fascicoli dell ’ archivio corrente a quello di deposito . Una copia del repertorio serve da inventario per la consegna degli atti all ’ archivio del Regno . Art . 90 Sul repertorio si notano i passaggi dei fascicoli da uno ad altro anno e da una ad altra classe , le riunioni e divisioni che , nel progredire delle trattazioni , divenissero necessarie , nonché le eliminazioni di quelli dei quali sarebbe inutile la conservazione . Art . 91 Gli atti riservati e quelli del personale si custodiranno in armadi chiusi a chiave . Art . 92 Nessun fascicolo , nessun atto può uscire dagli archivi se non per richiesta scritta di chi ne abbia autorità ( modello O ) . Art . 93 Il foglio di richiesta terrà , in archivio , il posto del fascicolo o dell ’ atto comunicato , sino a che essi non siano restituiti . Art . 94 Chiunque , per qualsivoglia titolo o causa , abbia ritirato da pubblici uffici atti o documenti di spettanza dell ’ amministrazione è obbligato a restituirli al relativo archivio ; e , in mancanza , dovrà rispondere della omessa restituzione . Art . 95 . Avanti di collocare stabilmente i fascicoli nell ’ archivio di deposito , l ’ archivista eliminerà le carte evidentemente inutili , racconcierà i fogli guasti e disporrà gli atti per ordine di data . Art . 96 I fascicoli della medesima classe saranno fortemente stretti in cartelle o buste , sull ’ esterno delle quali si indicheranno il titolo , la classe , l ’ anno , i numeri , primo ed ultimo , degli atti che vi sono contenuti . XII . Disposizioni complementari Art . 97 . Il capo dell ’ ufficio di registratura e di archivio custodisce i sigilli dell ’ Amministrazione , autentica le copie ordinate o permesse degli atti esistenti in archivio . Art . 98 . Per le copie richieste dai privati saranno osservate le regole stabilite per gli archivi di Stato ed occorrerà , per ognuna , il permesso del capo dell ’ Amministrazione . Art . 99 E ’ vietato , senza licenza dei capi di servizio , dar notizia a chicchessia degli affari di Ufficio e degli atti che vi arrivano o ne partono . Art . 100 Nel gennaio di ogni anno , il capo della registratura compilerà la statistica degli atti ricevuti o spediti ; degli affari incominciati e finiti , indicando , per ciascuna divisione o sezione , il numero e la specialità dei lavori eseguiti .